Sichere Entsorgung – Vernichtung

Sichere Entsorgung und Vernichtung von Servern und Datenträgern

Auch nach der Ausserbetriebnahme können Server, Festplatten, SSDs und andere Speichermedien vertrauliche Informationen enthalten. Dazu gehören Kundendaten, Geschäftsunterlagen, Zugangsdaten und interne Dokumente. Die Entsorgung Ihrer IT-Geräte sollte deshalb Bestandteil Ihres IT-Sicherheitskonzepts sein – mit klaren Verantwortlichkeiten, geeigneten Schutzmassnahmen und einer nachvollziehbaren Dokumentation.

Das Team der IT-Move AG unterstützt Sie bei der Planung und Organisation dieses Prozesses innerhalb der Schweiz. Als Schnittstelle zwischen Ihnen, Ihren IT-Verantwortlichen und spezialisierten Vernichtungs- und Entsorgungsunternehmen koordinieren wir die erforderlichen Sicherheitsmassnahmen und begleiten die vereinbarten Arbeitsschritte.

Das gewöhnliche Löschen von Dateien oder eine Schnellformatierung stellt keine verlässliche Datenvernichtung dar. Auch defekte oder nicht mehr startfähige Datenträger können weiterhin auslesbare Informationen enthalten. Deshalb stimmen wir mit Ihren IT-Verantwortlichen und dem ausführenden Fachunternehmen ab, welches Lösch- oder Vernichtungsverfahren für die jeweiligen Speichermedien und den Schutzbedarf Ihrer Daten geeignet ist. Dabei werden die unterschiedlichen Anforderungen beispielsweise von magnetischen Festplatten und SSDs berücksichtigt.

Vor Beginn der Arbeiten unterstützen wir Sie dabei, den Umfang und die Zuständigkeiten eindeutig festzulegen. Gemeinsam mit den Verantwortlichen werden insbesondere folgende Punkte abgestimmt:

• Bestandsaufnahme: Welche Server, Geräte und einzelnen Datenträger sollen ausgesondert werden? Dabei werden auch zusätzliche eingebaute Speichermedien berücksichtigt.
• Datensicherung und Freigabe: Ihre zuständigen Fachpersonen prüfen, welche Daten weiterhin benötigt werden oder aufbewahrt werden müssen. Die Vernichtung erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
• Kennzeichnung: Zur Vernichtung bestimmte Datenträger werden eindeutig erfasst und von Geräten getrennt, die weiterverwendet werden sollen.
• Schutz vor unbefugtem Zugriff: Bis zur Vernichtung werden geeignete Aufbewahrungsorte, verschliessbare Behälter und klar geregelte Zugangsberechtigungen vorgesehen.
• Dokumentation: Erfassung, Übergaben, Durchführung und Abschluss werden so aufeinander abgestimmt, dass der Weg der Datenträger nachvollziehbar bleibt.

Auf Wunsch organisieren wir die Vernichtung direkt auf Ihrem Firmengelände durch ein entsprechend ausgestattetes Fachunternehmen. Wir klären dafür die räumlichen und technischen Voraussetzungen, stimmen den Termin ab und koordinieren den Ablauf. Ihre autorisierten Mitarbeitenden können die Erfassung, Übergabe und Vernichtung nach vorheriger Abstimmung persönlich beaufsichtigen.

Bei vereinbarter Vor-Ort-Vernichtung gilt: Die dafür freigegebenen Datenträger verlassen Ihr Gelände erst nach ihrer abgeschlossenen und dokumentierten Vernichtung. Sollte ein Datenträger vor Ort nicht wie vorgesehen vernichtet werden können, wird er gesichert zurückbehalten und das weitere Vorgehen mit Ihnen abgestimmt.

Falls die Vernichtung in einer externen Fachanlage erfolgen soll, organisieren wir mit dem Dienstleister einen kontrollierten Übergabe- und Transportprozess. Dazu können verschlossene und versiegelte Sicherheitsbehälter, dokumentierte Übergaben und ein Abgleich der übernommenen Datenträger gehören. Die erforderlichen Massnahmen richten sich nach Ihren Sicherheitsvorgaben und der Vertraulichkeit der gespeicherten Informationen.

Für den Vernichtungsnachweis vereinbaren wir bereits vor der Durchführung den gewünschten Dokumentationsumfang. Auf Wunsch veranlassen wir die Erfassung der Seriennummern jedes einzelnen Datenträgers. Nicht lesbare oder fehlende Seriennummern werden dokumentiert und durch eine eindeutig zugeordnete Kennzeichnung ergänzt.

Nach Abschluss erhalten Sie den Vernichtungsnachweis beziehungsweise das Vernichtungszertifikat des ausführenden Fachunternehmens mit den vereinbarten Angaben, insbesondere:

• Art und Anzahl der vernichteten Datenträger;
• erfasste Seriennummern beziehungsweise zugeordnete Kennzeichnungen;
• Datum und Ort der Vernichtung;
• angewandtes Vernichtungsverfahren;
• ausführendes Unternehmen und Bestätigung der Durchführung.

Wir gleichen die Unterlagen mit der vereinbarten Bestandsliste ab und lassen offene Punkte oder Abweichungen klären. Anschliessend koordinieren wir die fachgerechte Entsorgung beziehungsweise das Recycling der verbleibenden Geräte und Materialien durch geeignete Fachbetriebe.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen. Wir unterstützen Sie dabei, die notwendigen Sicherheitsmassnahmen zu veranlassen und die Entsorgung Ihrer IT-Infrastruktur kontrolliert und nachvollziehbar zu organisieren.